Für gewöhnlich wird die Arbeit in Unternehmen an Ort und Stelle erledigt. Es kommt allerdings immer wieder vor, dass Dienstreisen getätigt werden müssen. Geschäftspartner müssen besucht werden, an Messen muss teilgenommen werden oder Schulungen und Fortbildungen müssen absolviert werden. Für die Dienstreisen bedarf es in der Regel einiges an Vorbereitung. So muss beispielsweise der Transport geklärt werden und auch für eine Übernachtungsmöglichkeit muss unter Umständen gesorgt werden. Neben der umfangreichen Vorbereitung ist es jedoch vor allem die Nachbereitung, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer Kopfzerbrechen bereitet. Denn auf den Dienstreisen muss eine Reisekostenabrechnung geführt werden, um Unregelmäßigkeiten der Buchhaltung zu vermeiden. Die Dokumentation gehört zu den ungeliebten Aufgaben der Angestellten und ist oft mit sehr viel Missverständnissen und Problemen behaftet. Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Reisekostenabrechnung stressfrei und vollständig durchgeführt werden kann.
Was versteht man unter der Reisekostenabrechnung?
In der Reisekostenabrechnung werden spezielle Betriebsausgaben gelistet. Laut Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes handelt es sich um Kosten, die während einer Dienstreise entstanden sind. Im Allgemeinen unterscheidet man vier Typen:
- Transport- bzw. Fahrtkosten
- Verpflegung
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Da diese Aufwendungen von der Steuer abgesetzt werden können, gilt es einige Formalia zu beachten. So fordert das Gesetz eine Aufschlüsselung aller Ausgaben, die in Form einer Reisekostenabrechnung erbracht werden müssen. Diese Kosten müssen lückenlos belegt sein, um den Status der Werbungskosten zu erhalten.
Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?
Jedes Mal, wenn der vertraglich festgelegte Arbeitsplatz verlassen wird, um eine beruflich veranlasste Reise anzutreten, ist eine Reisekostenabrechnung nötig. Als erste Tätigkeitsstätte wird der Arbeitsplatz verstanden, an welchem der Arbeitnehmer mindestens ein Drittel der Arbeitszeit pro Woche anwesend ist. Es ist also nicht möglich, den Weg zur Arbeit abzusetzen. Zudem muss sich das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenzen befinden!
Es ist dabei unerheblich, ob die Reise per Flugzeug, Auto oder Zug angetreten wird. Die Kosten müssen erstattet werden, wenn entsprechende Belege vorgelegt werden. Denn den Antrag akzeptiert das Finanzamt nur durch eine einwandfreie Dokumentation.
Reisekosten per App erfassen
Noch vor einigen Jahren waren die Mitarbeiter gezwungen, schriftlich Buch über die Aufwendungen zu führen. Die Finanzen wurden unübersichtlich und unvollständig festgehalten. Außerdem gingen auch Quittungen, Belege und Kassenbons häufig verloren, wodurch die Angestellten auf den Ausgaben sitzenblieben. Das führte oftmals zu Frust und Diskussionen am Arbeitsplatz. Mittlerweile existieren Apps und Softwares, welche die Reisekostenabrechnung vereinfachen.
Vorteile einer digitalen Lösung
Mit der Software – von beispielsweise N2F – war die Reisekostenabrechnung nie einfacher! Mittels App können die Ausgaben erfasst werden. Es ist möglich, die Daten manuell einzugeben oder den Smart Scan zu nutzen. Dieser wird auf die Belege gerichtet und überträgt zeitgleich alle notwendigen Informationen in die Applikation.
Zudem kann der ökologische Fußabdruck des Unternehmens reduziert werden. Die App speichert nämlich sämtliche Dokumente und macht eine Aufbewahrung der Quittungen und Rechnungen unnötig. Da die Vervollständigung, Prüfung und Genehmigung komplett digital abläuft, wird die klassische Zettelwirtschaft der Unternehmen aktiv unterbunden.
Darüber hinaus bevorzugen einige Unternehmen die Reisekostenpauschale. Es wird ein fester Kilometerpreis festgelegt und auch Verpflegungspauschalen kommen zum Einsatz. Diese Eingaben können in den Einstellungen der App definiert werden, wodurch die Berechnungen automatisiert ablaufen. Sehr praktisch ist auch, dass die Software mit Google Maps verbunden ist.
Weitere Funktionen der Software
In manchen Unternehmen ist es notwendig, Reiseanträge zu stellen. In einem speziellen Modul können die Anfragen gestellt werden, bevor die Reisekosten verursacht werden. Zudem ist es auch möglich, Vorschusszahlungen zu beantragen und in die Wege zu leiten.
Ein weiterer Pluspunkt der digitalen Lösung besteht in der Reisebüroanbindung. Durch dieses Vorgehen werden Hotelrechnungen, Transportkosten und die Ausgaben für die Fahrzeugmietung direkt auf die Applikation übertragen.