Geht es darum, in dem Programm Microsoft Outlook Kontaktdaten freizugeben, anzuzeigen oder neu zu erstellen, wird auf die elektronische Visitenkarte zurückgegriffen.
Die Informationen, die sich auf dieser befinden, unterscheiden sich kaum von denen, die eine herkömmliche Visitenkarte im Papierformat enthält. Dennoch zeichnet sich eine elektronische Visitenkarte im Vergleich zu den traditionellen Karten aus Papier durch eine Vielzahl entscheidender Vorteile aus.
Die digitale Visitenkartekann dabei in Outlook sowohl aus bereits vorhandenen Kontaktinformationen als auch aus neuen Informationen gespeist werden. Wie bei der Erstellung der virtuellen Visitenkarte im Detail vorzugehen ist, erklärt der folgende Beitrag.
Die Erstellung der digitalen Visitenkarte
Geht es darum, eine digitale Visitenkarte zu erstellen, wird im ersten Schritt sowohl das allgemeine Layout der Karte wie auch der gewünschte Hintergrund ausgewählt. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, auch Grafiken oder Bilder hinzuzufügen. Die Kontaktfelder, welche die elektronische Visitenkarte beinhalten soll, werden zum Schluss eingefügt.
Um die eigenen Kontakte im Programm Outlook zu sehen, wird das Personen-Symbol in der Navigationsleiste angewählt. Links in der oberen Ecke ist dann eine Schaltfläche zu finden, um einen neuen Kontakt zu erstellen. Wird diese mit einem Doppelklick angewählt, kann die Visitenkarte erstellt beziehungsweise bearbeitet werden.
Das Layout lässt sich aus einer Liste vorgespeicherter Layouts unter der Schaltfläche „Kartenentwurf“ auswählen. Wird sich für ein ausschließliches Text-Layout entschieden, ist es nicht möglich, Logos, Bilder oder anderweitige Abbildungen einzufügen. Um eine favorisierte Hintergrundfarbe auszuwählen, kann diese in diesem Schritt ebenfalls ausgewählt werden.
Für das Hinzufügen eines Bildes, wie beispielsweise eines Unternehmenslogos, kann nach dem gewünschten Bild direkt in Outlook gesucht werden, anschließend ist die exakte Positionierung und die Anpassung der Größe vorzunehmen.
Mit einem Doppelklick auf ein Kontaktfeld lässt sich das gewünschte Feld auf der elektronischen Visitenkarte einfügen. Daneben lassen sich überaus einfach weitere gewünschte Texte für die neue Visitenkarte verfassen. Dieser Text kann im Anschluss außerdem frei nach Wunsch formatiert werden. DieInformationen, die mit der digitalen Visitenkarte geteilt werden, können so überaus individuell und flexibel gestaltet beziehungsweise angepasst werden.
Digitale Visitenkarte empfangen
Nach dem Erhalt einer E-Mail, welche eine digitale Visitenkarte enthält, lässt sich diese mit nur wenigen Klicks in die Kontaktliste des Programms aufnehmen. Die elektronischen Visitenkarten liegen dabei im VCF-Format vor.
Sollte sich in dem Kontaktverzeichnis bereits ein Kontakt finden, welcher denselben Namen trägt, kann entweder einer Aktualisierung oder die Erstellung eines neuen beziehungsweise zusätzlichen Kontakteintrages vorgenommen werden.
Wird in der geöffneten E-Mail die elektronische Visitenkarte angewählt, öffnet Outlook automatisch den jeweiligen Kontakt. Für das Speichern der Daten ist dann lediglich die entsprechende Schaltfläche anzuwählen.
Das Versenden der digitalen Visitenkarten
Via E-Mail lassen sich natürlich nicht nur digitale Visitenkarten empfangen, sondern ebenfalls versenden, um eine private oder eine geschäftliche Identität zu teilen.
Um einer E-Mail mit einer digitalen Visitenkarte auszustatten, wird einfach im Fenster der neuen Nachricht die Schaltfläche „Visitenkarte anfügen“ ausgewählt. Die digitale Visitenkarte, welche versendet werden möchte, wird dann in der Liste ausgewählt.
Daneben besteht jedoch ebenfalls die Möglichkeit, die digitale Visitenkarte direkt in die Signatur der E-Mail zu integrieren. Damit geht der Vorteil einher, dass die Kontaktdaten in Zukunft in sämtlichen E-Mail-Nachrichten automatisch versendet werden.
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)