Ein guter Tagungsraum für das nächste Meeting
Um eine gelungene Tagung abhalten zu können, werden verschiedene Geräte in den Hotelräumen benötigt. Zunächst ist W-LAN sehr wichtig, damit Dokumente online schneller heruntergeladen werden können. Ebenfalls lassen sich hiermit E-Mails und weitere wichtige Anhänge aus externen Speichern öffnen. Zusätzlich werden ein Beamer und eine Leinwand benötigt, denn nur so lassen sich die verschiedenen Präsentationen und Konzepte allen Zuhörern gut zeigen. Für spontane Ideen und ein eventuelles Brainstorming eignet sich 1 Pinnwand und 1 Flipchart. Diese sollten mobil sein, damit sie später leicht in eine Ecke gestellt werden können, wenn der nächste Tagungspunkt besprochen wird.
Utensilien für eine gelungene Präsentation
Neben den verschiedenen Präsentationsmedien wird selbstverständlich auch Moderationsmaterial benötigt, damit die Teilnehmer ihre Ideen schnell und sachlich darstellen können. Zu solchen Materialien können verschiedene Karteikarten, Moderationswände oder auch ganze Koffer mit unterschiedlichen Aufklebern gehören. Ebenfalls werden Gegenstände für Teambuilding Aktivitäten benötigt, wie zum Beispiel verschiedene Spiele. Einige Tagungshotels bieten auch spezielle Programme an, welche den Teamgeist stärken und dazu führen, dass die Ideen der Beteiligten nur ertragreicher werden. Auch Aktivitäten außerhalb des Hotels sind möglich, denn gerade an wärmeren Sommertagen lässt sich die Stimmung auf der Tagung somit um einiges verbessern.
Den Rahmen richtig planen
Selbstverständlich sollten bei einer Tagung auch die Rahmenbedingungen stimmen. Eine sehr gute Verkehrsanbindung (siehe auch Tagungshotel Hannover Umgebung) ist dabei ein echtes Muss, damit die Teilnehmer auch schnell zur Tagung finden können. Zusätzlich kann für leckere Tagungssnacks gesorgt werden. Diese kommen dann besonders gut an, wenn sie etwas aufgedruckt bekommen, was mit der Tagung zu tun hat, wie zum Beispiel das Logo der Firma oder den Grund der Tagung. Die Organisation von Rahmenprogrammen sollte bereits mehrere Wochen vor der Tagung stehen, damit am Tag der Tagung auch wirklich alles reibungslos klappt. Es sollte dabei ebenfalls an verschiedene Alternativpläne für die Tagung gedacht werden.
(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)