In vielen Unternehmen wurde in den letzten 10 Jahren die Arbeitsweise in Bezug auf einzelne Projekte von Grund auf geändert. Früher wurden Projekte oftmals von einem Mitarbeiter von vorne bis hinten durchgeplant und anschließend, nach Absegnung durch einen vorgesetzten auch bearbeitet.
Die IT Branche hat diese Arbeitsweisen aufgrund von Ineffektivität aufgebrochen. Hier begann man nach und nach, die Methoden aus verschiedenen führenden Unternehmen zu kombinieren, um so eine Methode zu entwickeln, die die effektive Arbeitsweise und den gezielten Projektabschluss zu gewährleisten. Die wohl bekanntesten Arbeitsweisen, die aus diesem Prozess hervorgegangen sind, nennen sich Kanban und Scrum.
Ein Faktor, der in beiden Projektmanagement Methoden großgeschrieben wird, ist die Kommunikation. Hierzu sind in den Methoden regelmäßige, je nach Projektarbeit auch tägliche Meetings vorgesehen. Diese Kommunikation dient vor Allem der Absprache und der Planbarkeit einzelner Projektschritte.
Da sich die moderne Projektarbeit jedoch oftmals nicht nur auf fest gelegte Verantwortlichkeitsbereiche beschränkt, wird in vielen Projektgruppen auch großen Wert auf den ständigen digitalen Austausch gesetzt.
Diese Art der Kommunikation wird in den meisten Fällen durch Projektmanagement Softwares oder Tools sichergestellt. Um die grobe Funktionsweise einer Projektmanagement Software zu umreißen, sind hier ein paar essentielle Eigenschaften aufgelistet.
- Gemeinsames Arbeiten in einem Projekt
- Koordinationsmöglichkeiten durch das Verteilen von Verantwortlichkeiten
- Verwaltung von projektbezogenen Budgets
- Einteilung von Aufgaben durch Projektplaner und Timelines
- Projektübersicht alles noch zu erledigenden, noch offenen und bereits erledigten Aufgaben
Neben diesen Funktionen ist die direkte Kommunikation über eine auf die jeweilige Aufgabe bezogene Chatfunktion besonders wichtig. Somit können auch Teammitglieder an verschiedenen Standorten zielgerichtet an einer Aufgabe arbeiten. Einhergehend damit lassen viele Projektmanagement Softwares eine cloudbasierte Speicherung von Dokumenten und Dateien zu. Auch das gleichzeitige Arbeiten durch die Cloudfunktion in demselben Dokument ist von besonderer Bedeutung, da so ein maximum an Effizienz erreicht werden kann.
Um das richtige Projektmanagement Tool zu finden, sollten zwingend alle Anforderungen und Wünsche an die Software aufgenommen werden. Es empfiehlt sich nicht, dringend benötigte Funktionen aufgrund von kleinen Einsparungen in der Anschaffung außen vor zu lassen. In diesem Fall sollte die Funktionalität über dem Preis stehen.
(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)