Damit Fairness, Transparenz und Wirtschaftlichkeit sichergestellt sind, unterliegen die Beschaffungsprozesse für Waren und Dienstleistungen in der öffentlichen Verwaltung strengen Vorschriften und vorgegebenen Verfahren. Das Vergaberecht gilt für öffentliche Institutionen und Organisationen und definiert, wie Aufträge vergeben werden müssen. Das bedeutet in der Praxis, dass Ausschreibungen und Wettbewerbsverfahren vorgeschrieben werden, um den besten Anbieter zu finden.
Damit soll überdies sichergestellt werden, dass alle Anbieter beim Gewinnen von Aufträgen chancengleich behandelt werden. Insbesondere möchte der Gesetzgeber Korruption und Vetternwirtschaft ausschließen.
Neben der Transparenz und Fairness bestehen Nachhaltigkeitsforderungen im Rahmen des Beschaffungsprozesses für die öffentliche Verwaltung. Damit sind Verwaltungsorganisationen in der Pflicht, beim Erwerb sowohl umweltfreundliche als auch sozial verantwortliche Produkte und Dienstleistungen zu erhalten.
Die Digitalisierung im Beschaffungsprozess stellt öffentliche Verwaltungen oft vor eine technologische Herausforderung. Die Prozesse sind komplex und Verantwortliche müssen speziell für die Systeme geschult werden.
Aufgrund der zahlreichen rechtlichen Bestimmungen entstehen bürokratische Hürden, die den Gesamtablauf ausbremsen und unübersichtlich machen können. Genehmigungsverfahren und Papierkram miteingeschlossen. Nicht selten führt das zu Verzögerungen bei der Realisierung von Projekten, denn jede Stufe im Vergabeprozess muss zudem sorgfältig dokumentiert und geprüft werden. Ein Beschaffungsprozess kann somit unter Umständen Monate dauern, was bei dringenden Situationen problematisch wird. Eine weitere Problematik könnte in der dezentralen Beschaffung liegen. Arbeiten Abteilungen in Behörden unabhängig voneinander und benötigen ähnliche Produkte oder Leistungen ohne sich gegenseitig zu koordinieren, ist der Prozess ineffizient, möglicherweise noch mit höheren Kosten verbunden.
EMMIE
Abhilfe und Vereinfachung schaffen spezialisierte Plattformen, die fertige Komplettlösungen für das öffentliche Vergabe-Management anbieten. Eine dieser online Lösung ist EMMIE, die es in zwei Varianten gibt. Zum einen für den Direktkauf. Damit wird eine schnelle und unkomplizierte Beschaffung möglich, allerdings nur für den Direktverkauf.
Die zweite Variante, EMMIE – Die VergabeSuite, umfasst alle informellen Vergabeprozesse. EMMIE lässt sich ganz einfach über den Web-Browser bedienen, benötigt also keine lokale Software. Die Web-Anwendung lässt sich barrierearm und intuitiv vom Nutzer bedienen. Die Anzahl der Vergabeverfahren ist dabei nicht begrenzt. Ohne Nutzerregistrierung kann die Angebotsabgabe erfolgen. Damit trägt EMMIE zum einfach gestrickten Vergabemanagement ohne Papierkram bei. Dem Bürokratieabbau wird damit Vorschub geleistet.
Die Plattform ist also speziell auf die Bedürfnisse des Vergabe-Managements angepasst und benötigt keinerlei IT-Abteilung zum Betreiben. EMMIE arbeitet rechtssicher und integriert die Dokumentation aller Vergabevorgänge. Der Datenschutz ist in allem gewährleistet und die schnelle Bieter-Kommunikation läuft im Rahmen des geltenden Rechts ab.
EMMIE und die Rechtsgrundlage
Wie erwähnt arbeitet EMMIE rechtskonform. Die Anmeldung ohne Registrierungspflicht macht es möglich, Angebote von Unternehmen einzuholen, die die klassischen elektronischen Vergabeplattformen eher meiden, da diese zu viel Aufwand bedeuten. Der Effekt: Die Angebotszahlen steigen im Bereich der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO). E-Mail und der sichere Datei-Upload entsprechend der Vergabeordnung. Die erforderliche Dokumentation läuft automatisch ab. Alle Daten werden in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert, was der DSGVO- Verordnung entspricht.
Fassen wir zusammen. Die öffentliche Verwaltung unterliegt den strengen Vorschriften zum Vergabeverfahren. Der Sinn dahinter ist Transparenz und Fairness, vor allem die Vermeidung von Korruption und Vetternwirtschaft. Die Einhaltung der Vorschriften bedeutet einen enormen Aufwand mit bürokratischen Hürden. Neben den klassischen elektronischen Verfahren bieten Online Plattformen wie EMMIE eine unterschwellige rechtskonforme Lösung, die sich ohne Nutzerregistrierung intuitiv im Web-Browser bedienen lässt und das Vergabeverfahren sowohl nach Vorschrift dokumentiert und beschleunigt.
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)